E-księgowość: czym tak naprawdę jest, a czym nie jest – przewodnik dla JDG i MŚP

W prowadzeniu przedsiębiorstwa liczy się ciągła optymalizacja procesów. Głównie w ten sposób możesz zyskać przestrzeń do zredukowania kosztów operacyjnych oraz usprawnienia ogółu funkcjonowania firmy. Jak w takim razie rozliczać podatki, wystawiać faktury i zachować przy tym zgodność z obowiązującymi przepisami dotyczącymi KSeF? Przejdź dalej i poznaj kilka wskazówek, które pomogą Ci zrozumieć ideę wprowadzenia e-księgowości w swojej firmie.

Co to jest e-księgowość i na czym obecnie polega?

To prowadzenie rozliczeń firmy w systemie online, z dostępem przez przeglądarkę lub aplikację. Najczęściej może obejmować takie zdarzenia jak wystawianie faktur, rozliczanie podatków, obsługę ZUS oraz przechowywanie dokumentów w formie cyfrowej, często z automatyzacją i wsparciem księgowego.

Warto zaznaczyć, że jako przedsiębiorca możesz wykorzystywać e-księgowość zarówno w ramach pakietu z obsługą dedykowanego księgowego, jak i bez takiego wsparcia. Możesz też skorzystać z pakietu dla pełnej księgowości, np. w przypadku spółki w celu sprawniejszego kontrolowania wyników finansowych, należności oraz zobowiązań.

Obsługa KSeF a usługi e-księgowości dla przedsiębiorców

Przesyłanie faktur poprzez Krajowy System e-Faktur powoli staje się standardem, dlatego warto odpowiednio wcześnie przygotować swoją firmę na zmiany. W czasach cyfryzacji usług i dokumentacji dostęp do elektronicznej księgowości może być niezbędny. Żeby fakturować, odbierać faktury i rozliczać się zgodnie z najnowszymi regulacjami, potrzebujesz:

• połączenia aplikacji księgowej z aplikacją rządową KSeF;
• automatycznego modułu do odbierania faktur;
• funkcji archiwizacji dokumentów księgowych, nawet gdy publiczny system KSeF nie funkcjonuje prawidłowo.

Warto też dodać, że w ramach usług elektronicznej księgowości możesz szybko wystawiać faktury wraz z pełną kontrolą poprawności przygotowanego dokumentu. Dla małych i średnich przedsiębiorców tego typu usługi to przede wszystkim bezpłatne fakturowanie, wygodny dostęp do wszystkiego online oraz szansa na sprawniejsze zarządzanie firmą. Do tego masz gwarancję bezpieczeństwa, bo e-księgowość opiera się na najwyższych standardach jakości ISO 27001.

Dlaczego warto zdecydować się na e-księgowość dla JDG i MŚP?

Jest minimum kilka istotnych powodów, dla których warto zdecydować się na usługi w ramach elektronicznej księgowości. W przypadku MŚP i jednoosobowych działalności gospodarczych e-księgowość:

1. Oszczędza czas i upraszcza procesy. Wystawiasz faktury, księgujesz koszty i rozliczasz podatki w jednym miejscu. System automatycznie wylicza zobowiązania i przygotowuje przelewy.
2. Daje bieżący wgląd w finanse. Widzisz przychody, koszty i płynność finansową w czasie rzeczywistym. To ułatwia podejmowanie decyzji biznesowych.
3. Porządkuje dokumenty i eliminuje papier. Wszystkie faktury i dokumenty są w jednym archiwum online. Nie giną i są łatwe do znalezienia.
4. Ułatwia zgodność z przepisami (np. KSeF). Systemy wspierają wystawianie faktur zgodnych z KSeF i komunikację z urzędami. Minimalizujesz ryzyko błędów.
5. Zapewnia dostęp z dowolnego miejsc. Możesz zarządzać księgowością z komputera lub telefonu. To ważne przy pracy mobilnej lub zdalnej.
6. Skaluje się razem z firmą. Możesz prowadzić księgowość samodzielnie lub przekazać ją księgowemu bez zmiany systemu.

Żeby skorzystać z usług e-księgowości, możesz skorzystać z rozwiązań Strefy Biznesu Credit Agricole. Wystarczy, że zainstalujesz aplikację mobilną, wybierzesz usługi dopasowane do potrzeb swojego przedsiębiorstwa i aktywujesz wybrany pakiet.

W jakich sytuacjach e-księgowość może realnie wpływać na sposób funkcjonowania firmy?

E-księgowość zmienia firmę tam, gdzie liczy się czas, kontrola finansów i szybka reakcja, a najbardziej widać to w codziennej pracy operacyjnej i w momentach decyzyjnych. Przykładowo, przedsiębiorca wystawia kilkanaście faktur dziennie. System robi to automatycznie, zapisuje dokumenty i wysyła je do kontrahentów bez ręcznej pracy.

Z perspektywy przedsiębiorców elektroniczna księgowość może skracać czas operacyjny i zmniejsza ryzyko błędów. Poprawia płynność finansową, bo dane są aktualne i czytelne, a do tego daje właścicielowi realną kontrolę nad firmą.

Jak dopasować funkcje elektronicznej księgowości do potrzeb przedsiębiorstwa?

Na początek postaraj się określić skalę działalności i preferowany model rozliczeń. Zupełnie inne potrzeby będzie mieć jednoosobowa działalność gospodarcza, a inne spółka, dla której obowiązuje pełna księgowość. Funkcje, które są podstawą i możesz wykorzystywać je w codziennej pracy to m.in. fakturowanie, automatyczne podatki, KSeF, kontrola płynności czy obieg dokumentów. Do tego przyda się automatyzacja, np. pobieranie danych kontrahentów z GUS po wprowadzonym numerze NIP albo integracja z bankiem, która usprawni procesy płatności.